אם אתה בעסק של קניית דברים, בטח שמעת על המונח"תהליך הרכש". אבל מה זה בדיוק ומה השלבים שלו? ומה אתה צריך לצפות ממנו? הנה כמה דברים שכדאי לזכור:

מה פירוש תהליך הרכש?

כאשר עסקים מתכננים לרכוש מוצר או שירות, הם לעתים קרובות להסתכל על תהליך הרכש כדי לבחור את הספק. רכישה מספקים היא חלק מרכזי בכל עסק, אך לא תמיד ניתן לעסק לבצע את כל הרכישות הדרושות בתוך הבית. תהליכי רכש עוזרים לעסקים למצוא ספקים שיכולים להציע את התמורה הטובה ביותר לכסף. על ידי ביצוע הצעדים הנכונים במהלך תהליך הרכש, עסקים יכולים לבחור ספקים שישרתו בצורה הטובה ביותר את צרכיהם.

תהליך הרכש מתחיל בעסק המזהה את צרכיו ואז מקור ספקים שיכולים לענות על צרכים אלה. הצוות עובד עם מחלקות ובעלי עניין אחרים כדי לוודא שלעסק יש אספקה מספקת ואינו קונה יתר על המידה. לאחר קביעת הדרישות, בעלי העניין כותבים דרישת רכישה ושולחים אותה לצוות אישור ייעודי. צוות האישור סוקר את דרישת הרכישה ומוודא שההזמנה עומדת ביעדים העסקיים.

תהליך הרכש דורש שיתוף פעולה ותקשורת ישירה בין מחלקות שונות בחברה. ראש הצוות מוביל צוות זה ויושב בדרך כלל בוועד המנהל של החברה. המשימה העיקרית שלו היא ליישר את מאמצי הרכש עם מטרות החברה. אז, איך תהליך הרכש שונה ממחלקות אחרות? ישנם שלושה סוגים עיקריים של תהליכי רכש: ישיר, עקיף ושירות. לכל אחד מהם יתרונות ואתגרים ייחודיים משלו. בסופו של דבר, כל ארגון יישם תהליך רכש ייחודי משלו.

מהם השלבים בתהליך הרכש?

השלב הראשון של תהליך הרכש הוא זקוק להכרה. העסק מזהה את דרישותיו ומעריך את תקפותם של צרכים אלה. זה עשוי גם לשאול שאלות לגבי סוג המוצר או השירות הדרוש והקריטריונים או התכונות שיש לחפש. השלב הבא בתהליך הרכש הוא הערכה, שעשויה לכלול בדיקת אשראי, בדיקות הפניה ודגימת מוצר או שירות. תהליך רכש מוצלח מסתיים עם הספק הנבחר.

לאחר זיהוי הדרישות של הטובין או השירותים, העסק יכין דרישת רכישה. פו מפרט את אופי, מחיר, כמות, ומידע הספק. לאחר מכן צוות הרכש יכין חשבונית שתכיל את תנאי התשלום ואת איכות המוצרים או השירותים. החשבונית תיבדק על ידי צוות הרכש כדי לוודא שהיא עומדת בדרישות. שלב זה צריך להיות הערכה מתמשכת.

לאחר זיהוי הצורך במוצר או בשירות, התהליך יתחיל. תהליך זה יכול להיות מטופל על ידי בעלי עסקים, מנהלים או עובדים. זה צריך להתחיל עם זיהוי כמות וסוג הפריטים הדרושים, כמו גם את התקציב הזמין. השלב הסופי הוא לקבוע איזה ספק יהיה המתאים ביותר לתפקיד. בשלב זה ייקבע תקציב החברה למוצר.

מה לדעת על תהליך הרכש?

הצעד הראשון בקניית משהו הוא לזהות את הצורך בו. זה יכול להיות משהו פשוט כמו חידוש המלאי. לאחר זיהוי הצורך, תיווצר בקשת רכישה רשמית (או דרישה). דרישה זו תכלול מפרטים עבור המוצר או השירות הדרוש. לאחר אישור דרישה זו על ידי המחלקה המפקחת על הרכישה, צוות הרכש יבחר ספק וימשיך לבצע את הרכישה.

תהליך רכש יעיל אמור למקסם את הערך ולמזער עיכובים. מידע הנוגע לתהליך הרכש צריך להיות זמין לציבור או להיות חסוי רק כאשר הוא נדרש כחוק או מהווה סיבה משכנעת. כל משתתפי הרכש חייבים להיות כנים, אמינים ואמינים. יש להשתמש בכספים שגויסו במהלך תהליך הרכש למטרה שלשמה הוקצו. על משתתפי הרכש להיות אחראים ולדווח על פעולות הרכישה שלהם. ניתן לעקוב אחר צעדים אלה באמצעות שיטות רישום טובות.

תהליך הרכש הוא תהליך מתמשך. עסקים מבקשים ליצור קשרים עם ספקי מפתח שיעזרו להם להשיג את יעדיהם. משמעות הדבר היא המקור פריטים ושירותים במחירים הנמוכים ביותר האפשריים. בסופו של דבר, עלויות נמוכות יותר מתורגמות לרווחים גבוהים יותר. ארגונים מסוימים עשויים להזדקק לביצוע ניתוח ביצועים תקופתי ובדיקות אבטחת איכות של הספקים שלהם כדי להבטיח שאיכותם עומדת בסטנדרטים שלהם. עם זאת, ההיבט המרכזי בכל תהליך רכש הוא לוודא שאתה עובד עם הספקים הטובים ביותר האפשריים.